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【PowerPoint超初心者向け】パワポ資料作成時のポイント

2021/10/19

インターン生としてchipperにジョインして4ヶ月目を迎えました。
右も左も分からない状態で入社し、徐々に仕事を覚えていくなかで、ある日依頼されたのはPowerPointでの資料作成。
大学の授業で簡単な発表のために数回触ったことがあるものの、正式な資料作成はしたことがなく、結局数時間かけて5枚のスライドを完成させるのがやっとのことでした。

その時にいただいたアドバイスを踏まえながら、chipperに入るまでPowerPointの知識も作業経験もゼロの私が、初めて資料を作った時に考えたこと、取り組んだことをまとめました。

 

この記事はこのような方向けに書いています
  • パワポで資料を作ったことがない方
  • パワポ経験が浅い人に対する指導を行う方

パワポ未経験者が初めての資料作成でぶつかる壁

初めてのPowerPointでの資料作成は、とある商品の競合ポジショニングマップ作成でした。
「ポジショニングマップの軸はなにか?」「山ほどいる競合からどれをマップに載せればいいのか?」「そもそもパワポの使いかたは?」
分からないことが山積し、何から手をつければいいのか模索していました。

今から振り返ってみると、当時の私は三つの問題を抱えていました。

  • 資料を通して言いたいことが分からない
  • 言いたいことの書き方が分からない
  • 書いたことの整え方が分からない

これらの問題をどのように乗り越えたか、順番に解説します。

 

問題①資料を通して言いたいことが分からない

解決策:この資料を見せながら相手に何を語るのか、今回最も伝えたい部分は何かを確認

スライド内容を考えていると、盛り込みたい内容がたくさんあるように感じ結局何を書けばいいのか分からなくなってしまうという経験をしました。
プレゼンの結論から考えることで、各スライドで何を書けばいいのか、つまりその結論に至らせるまでに必要な項目が明らかになります。

例として、新商品発売に対する競合商品のポジショニングマップを用いたプレゼンテーションを挙げます。
このプレゼンテーションの結論は、「この商品は売れます、なぜならマップのこのエリアには競合商品が無いからです」ということです。

よって、課題は「競合がいない」という状況が見えるマップを作ることであり、そのためには

マップに載せる競合を策定する
→自社プロダクトの特徴、つまり売り出したいポイントを洗い出す
→鍵となる要素をX軸、Y軸に設定する

という手順を踏めばいいことが分かります。

この工程を踏むことで、ポジショニングマップ作成の全体感を確認することができます。

 

問題②言いたいことの書き方が分からない

解決策:相手が求めていることを抑えて、まずは紙とペンでストーリー構築

結論が固まった次は、スライドの順番に戸惑っていました。資料を通して伝えたいことがざっくりと見えてきたものの、スライドをどのような順番で並べればいいのか分からなかったのです。

ここで鍵となるなのは、「相手(ステークホルダー)が何を求めているのか」を考えること。
例えば資料を元にディスカッションに発展させる、すなわち考えさせる資料なのか、資料を見ただけで相手が理解・納得できる、考えさせない資料なのかを踏まえたうえで、ストーリーを考える必要があります。
考えさせる資料の場合、ディスカッションのベースとなる前提情報を資料の中で提示することが求められます。
一方でステークホルダーがこの資料をそのまま用いて上申するのであれば、相手がスライドを見ただけで概要を理解できるように考えさせない資料を作成することが必須です。

資料の目的がステークホルダーの要望に沿っていることを念頭におきながら、スライドの順番を決めます。
いきなりPowerPointを開いてスライドを作り始めるのではなく、まずは紙とペンを用意し、課題①で明らかになった結論を意識しながらプレゼンのストーリーを構築します。これにより、最も重要なスライドが最も重要らしく見えるスライドの順序が明らかになります。
ストーリー構築に参考にした記事がこちらです。
【たぶん役立つ】”くだらないけどためになる”パワポのつくりかた

 

問題③書いたことの整え方が分からない

解決策:大事なのは「余白」と「色づかい」

PowerPointはデザイニング機能が充実しており、配色や立体感、レイアウトなどいくらでも凝ることができます。しかし、唯一にして最も重要なのは余白と色使いの二点に絞られます。
以下のスライドは色使いと余白に注目した際に、より2枚目の方がスッキリと整っていることが見て取れます。

修正前

可能な限り余白を取る色使いを抑える、を意識した修正版がこちらです。

修正後

そもそもPowerPointは「Topic-Body-Conclusionをビジュアル化するツール」だと私は考えています。こうした構造的なライティングコンテンツをビジュアルに落とし込む上で、デザインに必要以上のリソースを割くことは重要では無いと言えます。

 

終わりに

PowerPoint超初心者が初めて資料を作成するときは、次の三点を意識してみてください。

  • プレゼンの結論=話の方向性をまず考える
  • 相手の要望に合わせたストーリー構築
  • 余白と色づかいを徹底して意識

PowerPointで資料を作成すると、1枚のスライドに情報を盛り込んだり、情報を際立たせようとカラフルなスライドになりがちです。この三点を念頭に置きながら作業をすることで、要点を抑えながらも情報量が多すぎない構造的な資料を作成できた上に、口頭でのプレゼンテーションも理論的に展開させることができました。

今回はPowerPointに関する内容をまとめましたが、初心者にとってはPowerPointと同じく使い方が分かりづらいExcelについてはこちらの記事内で触れています。
【超初心者向け】Excel苦手人間がD2Cの運用で必要なVLOOKUP関数を解説!
データ分析で必須になるVLOOKUP関数について詳しく解説していますので、いまいち使いこなせない、使う場面を知らないというかたはぜひ一度ご参照ください。